Samen werken wij bij Weener XL. We vinden het belangrijk dat we onze bezoekers gastvrij ontvangen. Zo zorgen we voor een prettige dienstverlening.
Op deze pagina vind je alle afspraken die wij samen hebben gemaakt. Deze vind je deels terug in de infographic, welke je kunt bekijken via deze knop:
Hieronder vind je een uitgebreidere uitleg van onze afspraken. De zinnen met een * vind je ook deels in de infographic.
Het ontvangstgebied: zo werken wij
- Alle bezoekers ontvangen we gastvrij. Sta gasten altijd te woord, ook als ze geen afspraak hebben.
- Draag je toegangspas zichtbaar. Zo zien bezoekers dat je bij Weener XL werkt of een sociale partner bent.
- Het ontvangstgebied is voor onze bezoekers. Overleggen met collega’s doen we zoveel mogelijk buiten het ontvangstgebied.
- Hou het ontvangstgebied en de reserveerbare ruimtes netjes. Eet alleen in de kantine, tenzij anders is afgesproken met team facilitair.
Afspraken klanten Weener XL
- Heb je een afspraak? Zet deze in de agendaplanner / Orchestra. Zorg dat daarin staat waar de afspraak is en hoe je te bereiken bent.
- De receptie ontvangt je klant en begeleidt deze naar een spreekplek, of naar jou als je al zit in het gebied. Blijf bereikbaar voor de receptie.
- Verwelkom je klant en bied een drankje aan.
- Is het gesprek voorbij? Begeleid je klant naar de uitgang.
Sociale partners
Bij binnenkomst:
- Meld je aan bij de receptie en vertel waar je gaat zitten.
- Van de receptie krijg je een logobordje zodat je herkenbaar bent. Zorg dat deze zichtbaar is op de tafel waar je plaatsneemt.
Bij afspraken:
- Heb je een afspraak? Informeer de receptie en geef je contactgegevens door.
- Bij vrije inloop zorgen we ervoor dat de klant niet te lang hoeft te wachten.
Bij afsluiten:
- Heb je materialen die je aan het einde van de dag niet kunt meenemen? Deze kun je bewaren in een afgesloten kluis.
- Verlaat je het pand? Meld je af bij de receptie en lever het logobordje in.
Zakelijk bezoek, trainingen en bijeenkomsten
- Geef de bijeenkomst (en namen van eventuele trainers) door aan de receptie. Geef ook door welke collega bereikbaar is tijdens de bijeenkomst.
- Haal je bezoek zelf op, tenzij anders afgesproken.
- Zorg voor een gastenpas wanneer je voorbij het ontvangstgebied gaat en breng deze terug.
- Zorg dat bezoekers kunnen aansluiten in een schone trainingsruimte/vergaderruimte.
- In de trainingsruimtes/vergaderruimtes wordt niet gegeten, tenzij dit vooraf is afgestemd met facilitair.
- Begeleid je bezoek na afloop naar de uitgang.
Spreekplekken
- Deze zijn voor iedereen flexibel en vrij te gebruiken.
- Krijg je bezoek? Zorg ervoor dat de spreekplek schoon is.
- Op meerdere spreekplekken is een beeldscherm waarop je je laptop kunt aansluiten.
- Op spreekplekken wordt niet gegeten. Natuurlijk bieden we altijd een drankje aan. Dat is onderdeel van onze gastvrije ontvangst.
Spreekkamers
- In uitzonderingsgevallen reserveer je een spreekkamer via Facilitator. Bijvoorbeeld wanneer het gaat om een privacygevoelig gesprek.
- Reserveren kan via Facilitor.
Privacy
- Ga zorgvuldig om met de privacy van je bezoekers
- Verlaat je een spreekplek? Neem je laptop en alle papieren mee. Zet het beeldscherm uit bij vertrek.
- Is de afspraak voorbij? Begeleid je klant daarna naar de uitgang.
Veiligheid
- Heb oog voor elkaar!
- Verwacht je een risicogesprek? Informeer de beveiliging en reserveer een beveiligde spreekkamer. (2, tegenover receptie)
- Wordt de situatie onveilig? Vraag hulp van de beveiliging en/of bel het noodnummer 8888.